湖南省发展和改革委员会档案外包服务遴选公告

发布时间：2022年04月15日

来源：发改

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为了进一步规范档案管理，现面向社会公开遴选档案整理和数字化加工服务机构。具体事项公告如下：

一、委托单位

湖南省发展和改革委员会

二、项目名称

档案整理和数字化加工

三、项目内容

1、2006-2010年度文书档案整理及数字化加工，约4300盒92万页；按照档案数字化加工规范要求，完成档案出库移交，数字化前处理、建立目录数据库、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收标准与移交、档案复原装订、归还入库工作、有个别未入档的文件要根据实际情况加入到原来的档案目录中、敏感文件另行造册与普发件区分开、数字化成果人工检验要有具体实施人并造册登记备查，保证合格率100%。完工时间不超过12个月；

2、2020年度文书档案整理，约2200盒；按照归档文件整理规则，对文件进行鉴定、审核分类、区分归档和不归档、分卷归档、排列、编写档号、编目、编写页码、装订、制作并打印备考表、装盒及上架管理、档案入盒保持10%的余量。完成时间不超过2个月；

3、对省发改委原技术服务单位OA系统内的，截止2021年3月9日前暂未归档处理的电子文件进行归档处理；

4、完成省发改委档案室交办的其他工作。

四、供应商资格条件

1、基本资格条件：符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的供应商条件，并提供以下资格证明文件：

（1）法人提交企业法人营业执照副本(或者法人登记证书)以及组织机构代码证副本复印件，经营范围里包含：档案管理服务、档案管理技术服务；

（2）依法缴纳税收和社会保险费的证明材料，各提供下列材料之一：

① 缴纳税收证明资料:《税务登记证》复印件，或者近三个月依法缴纳税收的证明（纳税凭证复印件），或者委托他人缴纳的委托代办协议和近三个月的缴纳证明（收据复印件），或者法定征收机关出具的依法免缴税收的证明原件；

② 缴纳社会保险证明资料：《社会保险登记证》复印件，或者近三个月依法缴纳社会保险的证明（缴费凭证复印件），或者委托他人缴纳的委托代办协议和近三个月的缴纳证明（收据复印件），或者法定征收机关出具的依法免缴保险费的证明原件。

（3）法人提交法定代表人身份证明原件或者法定代表人授权委托书原件及提供被授权代表人在投标单位近三个月的社保证明并附法定代表人身份证明原件，自然人提交身份证复印件；

（4）提供2021年度经会计师事务所审计的财务报告复印件（至少包含资产负债表、利润表和现金流量表），或银行出具的资信证明；

（5）参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；

（6）其他说明。(非法人组织参与投标需提供的相关证明材料)。

2、具有实行了“三证合一”登记制度改革的新证，视同为持有工商营业执照、组织机构代码证和税务登记证，符合基本资格条件的相关条款; 投标人具有实行了“五证合一”登记制度改革的新证，视同为持有营业执照、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证和统计登记证，符合基本资格条件的相关条款；

3、供应商特定资格条件：

（1）具备省级及以上档案主管部门颁发的有效期内的《档案中介服务机构备案登记证》；

（2）具备湖南省国家保密局颁发的有效期内的《国家秘密载体印制资质证书》；

（3）具备湖南省国家保密局颁发的有效期内的《涉密信息系统集成资质证书》。

五、遴选程序

1、申报期限：截止2022年4月15日17时；

2、提交材料：供应商通过邮寄资格条件证明、响应方案及报价等相关资料；

3、组织评审：湖南省发展和改革委员会将对申请单位进行综合评估，择优遴选服务机构。结果确定后，将在湖南省发展和改革委员会网站予以公示。

4、签订合同：经公示无异议的申报单位，我委将与其签订委托服务合同书。预算经费控制在39.2万元以内，具体金额以签订合同为准。

六、联系方式

通信地址：湖南省长沙市湘府西路8号湖南省发展和改革委员会办公室（邮编：410004）

联系方式：赵旎，联系电话：0731-89990986

附件：湖南省发展和改革委员会档案服务规范和技术参数要求

湖南省发展和改革委员会档案服务规范和技术参数要求

项目名称

参数要求

备注

档案服务

1、2006-2010年度文书档案整理及数字化加工。

（1）档案出库，按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经批准后，办理出库相关手续，对档案进行交接出库。并对纸质档案领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作。

（2）数字化前处理，包括确定扫描页、编制页号、拆除装订、技术修复等扫描前文件审核。

（3）建立目录数据库，制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等；目录数据库数据规则的制定应符合DA/T 18对档案著录的要求。

（4）档案扫描，利用专用扫描仪进行全文彩色无损扫描，像素不小于300DPI；纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG等通用格式，并将图像转换为PDF格式。以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

（5）图像处理，对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原，对出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对数字图像进行裁边处理；对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；图像质量检查，数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描；对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正；对数字图像旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理；数字图像与档案原件排列顺序保持一致。

（6）数据挂接，根据委托方的软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行批量挂接，以实现目录数据与数字图像的关联；逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等。

（7）数字化成果验收标准与移交，采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%；验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。

（8）档案归还入库

纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏；按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

（9）有个别未入档的文件要根据实际情况加入到原来的档案目录中。

（10）敏感文件另行造册，与普发件区分开。

（11）敏感文件不准扫描，并注意保守秘密。

（12）数字化成果人工检验要有具体实施人，并造册登记备查，保证合格率为100%。

（13）数字化结果数量预计为4300盒，扫描量为92万页。

（14）2006-2010年的档案具体完工时间为12个月，完工后要经清点打包入库。

2、2020年度文书档案整理

（1）按照《归档文件整理规则》，对文件收集鉴定、审核分类，区分归档和不归档文件。

（2）分卷归档，对归档文件进行分类，采用“年度—机构（问题）—保管期限”原则进行三级分类整理。

（3）文件排列，归档文件是分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列；归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

（4）编写档号，归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写档号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容；归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、件号等项。

（5）编目，按照《档案著录规则》《归档文件整理规则》等规范，编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目；归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型；同一年度归档文件目录装订成册并编制封面；归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。

（6）编写页码，以件为单位编制页码，页码逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，确保不漏页，不重编，文件材料已印制成册并编有页码的或拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

（7）装订，原文件带有回形针、大头针、燕尾夹、装订夹条、塑料封等装订材料的应取出。并以件为单位，使用不锈钢订书钉、三孔一线装订法装订，装订要牢固、安全、简便，文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整；原装订方式符合要求的，维持不变。

（8）制作并打印备考表，备考表置于盒内文件之后，填写盒内文件情况说明，整理人、整理日期、检查人、检查日期必需做到手签。

（9）装盒及上架，将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及项目；不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒；归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。按“年度－机构（问题）－保管期限”进行上架管理。

（10）档案入盒保持10%的余量；

（11）整理上架数量2200盒；

（12）整理上架要达到移交标准；

（13）2020年度文书档案整理具体完工时间为2个月。

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